Triển khai microsoft office sharepoint server 2007 cho hệ thống mạng doanh nghiệp - p

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP - PHẦN 4: LÀM VIỆC VỚI DOCUMENT WORKSPACE



I. Giới thiệu:
Document Workspaces chứa nhiều tính năng cho phép bạn làm việc trên một tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể cộng tác với những người khác trên một tài liệu để chia sẻ ‎ý tưởng, phân công công việc, sáng tạo nội dung. MOSS 2007 kết hợp chặt chẽ giữa Microsoft Office 2007 và các hệ thống Document Workspaces. Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Làm việc với Document Workspace”

Phần 4 bao gồm các bước:

1. Tạo Document Workspace

2. Xem các Document Workspace đã tạo

3. Làm việc với các Document Workspace

4. Xóa Document Workspace

II. Thực hiện:

1. Tạo Document Workspace:
Có 2 cách để tạo Document Workspace:
Cách 1: Bạn có thể tạo Document Workspace thông qua giao diện của MOSS 2007
Cách 2: Hoặc bạn có thể dùng Microsoft Office 2007 để tạo Document Workspace

Tôi sẽ hướng dẫn các bạn tạo Document Workspace bằng cả 2 cách

a. Tạo Document Workspace bằng Microsoft Office Sharepoint Server 2007
- Đăng nhập vào trang “Thư viện văn bản”, nhấn chuột vào file hopdong.docx, chọn Send To, sau đó chọn Create Document Workspace



- Trong cửa sổ “Create Document Workspace”, nhấn OK để bắt đầu tạo



- Giao diện của Document Workspace sẽ xuất hiện



b. Tạo Document Workspace bằng Microsoft Office 2007:
- Mở Microsoft Office Word 2007, gõ vào nội dung. Sau đó bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên, chọn More Commands…



- Ở dòng Choose commands from, chọn All Commands. Bên dưới bạn tìm đền mục Create
Document Workspace, nhấn Add



- Nhấn vào biểu tượng Document Workspace



- Điền vào thông tin ở dòng Document Workspace Name và Location for new workspace



- Quá trình tạo mới được bắt đầu



2. Xem các Document Workspace đã tạo
- Mở “Thư viện văn bản”, nhấn chọn Sites



- Bạn sẽ thấy 2 Document Workspace vừa tạo



3. Làm việc với Document Work Space

Khi làm việc với Document Work Space ở môi trường Microsoft Office 2007, bạn sẽ thấy 5 tab:

+ Status tab:Cung cấp về trạng thái của tài liệu. Vd: ai đã check out tài liệu này
+ Member tab: Cung cấp danh sách những người được phép truy cập Document Workspace. Ngoài ra, nếu như các máy Client có cài Windows Live Messenger, bạn sẽ biết được ai đang online hoặc offline
+ Task tab: Cung cấp danh sách những công việc cần làm dành cho Document Workspace
+ Document tab: Cung cấp thông tin ngày và giờ cảu tài liệu được hiệu chỉnh. Ngoài ra, bạn còn bíêt được user nào tạo ra tài liệu và lần hiệu chỉnh gần nhất

+ Link tab: Hiển thị những đường dẫn cần thiết cho việc phát triển tài liệu

- Mở trang “Thư viện văn bản”, nhấn chuột vào file hopdong_muaban.docx, chọn Edit in Microsoft Office Word



- Nhấn chọn vào biểu tượng Office, tìm đến mục Server, nhấn chọn Document Management Information



- Nhìn sang bên phải sẽ thấy Task pane của Document Management xuất hiện. Qua tab Member, chọn Add New Member…



- Trong hộp thoại Add New Member, bạn add vào các user và phân quyền, sau đó nhấn Next



- Hộp thoại tiếp theo sẽ hiện đầy đủ user name, email, và tên đầy đủ của user. Nhấn Finish để hoàn tất



- Quan sát sẽ thấy các user nào đang online và offline.



- Qua tab Task, chọn Add New Task…



- Mục này sẽ cho bạn gán công việc cho từng thành viên trên tài liệu. Ví dụ : user TRONG MANH NGUYEN sẽ đảm trách phần viết giới thiệu, user HIEU DAO DUY viết phần kết luận





- Quay trở lại Document Workspace “hopdong_muaban.docx”, bạn sẽ thấy như hình bên dưới.


4. Xóa Document Workspace
- Mở trang “Thư viện văn bản”,nhấn chọn Sites



- Nhấn chọn vào Document Workspace “hopdong”



- Nhấn vào mục Site Actions, chọn Site Settings



- Trong phần Site Administration, chọn Delete this site



- Trong màn hình Delete this site, nhấn Delete. Hộp thoại xác nhận xóa, nhấn Yes



- Xóa Document Workspace thành công





By Nguyễn Mạnh Trọng
www.msopenlab.com