Triển khai microsoft office sharepoint server 2007 cho hệ thống mạng doanh nghiệp – p

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP – PHẦN 3: TẠO VÀ QUẢN LÝ LIBRARY




I. Giới thiệu:

Một trong những các tính năng mà MOSS 2007 cung cấp là dịch vụ Library. Library là một nơi để lưu trữ tài liệu hoặc các form hợp đồng mẫu. Trong việc kinh doanh, nhu cầu làm việc với các tài liệu một cách nhanh chóng và có hiệu quả là tầm quan trọng của hầu hết các công ty. Trong phần trước, các bạn đã làm quen với Sharepoint List (qua việc tạo các Custom List). Trong phần 3 này, tôi sẽ hướng dẫn với các bạn “Tạo và quản lý library” để làm việc hiệu quả với tất cả các loại dữ liệu, các form hợp đồng mẫu trên MOSS 2007.

Phần 3 bao gồm các bước:

1. Tạo Document Library “Thư viện văn bản”


2. Tạo Form Library “Thư viện form hợp đồng” và thiết kế form “Hóa đơn bán hàng”


3. Tạo Picture Library “Hình ảnh nhân viên”


4. Tạo mới 1 thực mục trên Document Library “Văn bản đang xử lý”


5. Check in và check out trong văn bản


6. Làm việc với Offline Document bằng cách kết nối với Microsoft Outlook 2007


II. Chuẩn bị

- Hoàn thành Phần 1: Tạo và quản lý Sharepoint Site
- Cài đặt Microsoft Office 2007 (cài Full)

III. Thực hiện:

1. Tạo Document Library
- Mở trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create




- Ở mục Libraries, chọn Document Library




- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Document Library




2. Tạo Form Library:
- Quay lại trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create



- Ở mục Libraries, chọn Form Library




- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Form Library




- Mở “Thư viện form hợp đồng”, bung mục Site Actions, chọn Site Settings




- Ở mục Galleries, chọn Site content types




- Trong cửa sổ Site Content Type Gallery, nhấn Create




- Trong trang New Site Content Type, điền vào các thông tin như bên dưới.
+ Select parent content type from: chọn Document Content Types
+ Parent Content Type: chọn Form
Nhấn OK để bắt đầu tạo mới




- Trong trang Site Content Type, ở mục Settings, chọn Advanced Settings




- Ở mục Document Template, chọn tùy chọn Upload a new document Template, Browse đến file: C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\INFFORMS\1033\purchord.xsn (Đây là file template của Microsoft Office Info Path; 1033 là ngôn ngữ English, 1036 là ngôn ngữ Pháp, 1049 là ngôn ngữ Nga…). Sau đó nhấn OK



- Quay lại trang “Thư viện form hợp đồng”, bung mục Settings, chọn Form Library Settings




- Ở mục General Settings, chọn Advanced Settings




- Ở phần Content Types, bên dưới Allow management of content types, bạn chọn Yes. Các thiết lập còn lại như mặc định, sau đó nhấn OK




- Trong trang Customize “Thư viện form hợp đồng”, ở mục Content Types, chọn Add form existing site content types




- Chọn “Hóa đơn đặt hàng”, nhấn Add, sau đó nhấn OK




- Chọn Change new button order and default content type




- Đảm bảo ở “Hóa đơn đặt hàng”, mục Position from Top có giá trị là 1, nhấn OK




- Quay trở lại trang “Thư viện form hợp đồng”, nhấn New để bắt đầu tạo mới




- Chương trình Microsoft Info Path 2007 sẽ được mở ra (nằm trong bộ Office 2007). Form mẫu Purchase Order đã được tạo sẵn.




- Bạn cũng có thể việt hóa lại bằng cách vào menu Tools, chọn Design this form…







3. Tạo Picture Library
- Mở trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create



- Ở mục Library, chọn Picture Library




- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Picture Library



- Mở trang “Hình ảnh nhân viên” vừa tạo, nhấn Upload, chọn Upload Picture (đừng chọn Upload Multiple Picture vì nếu bạn chọn ở đây sẽ bị lỗi)




- Bạn có thể upload từng hình hoặc upload nhiều hình cùng lúc (để upload nhiều hình, bạn nhấn giữ 2 phím CTRL + ALT, sau đó nhấn Upload Multiple Files…)




- Chọn thư mục chứa hình, sau đó đánh dấu check vào tất cả các hình, nhấn OK




- Hộp thoại xác nhận upload hình, nhấn Yes




- Hình ảnh đã được up thành công




4. Tạo folder trong Document Library
- Mở trang “Thư mục văn bản”, nhấn New, chọn New Folder




- Đặt tên “Văn bản đang xử lý”, nhấn OK



- Upload file hopdong.docx lên “Thư viện văn bản”




5. Checking in và checking out trong file văn bản

Một trong những tính năng được cung cấp bởi MOSS 2007 là quản lý tài liệu. Checking in và checking out trong văn bản cho phép người khác biết những tài liệu bạn đang làm việc để họ không làm việc trên chúng cùng một lúc. Khi sử dụng checking in và checking out, bạn có thể nhập ý kiến về những gì bạn đã thay đổi mà những người khác sau đó có thể xem.

- Di chuyển chuột vào file hopdong.docx, chọn Check out




- Hộp thoại xác nhận Check out, nhấn OK




- Bạn sẽ thấy có biểu tượng màu xanh ở file văn bản. Biểu tượng này sẽ cho người khác biết là bạn đang chỉnh sửa file này và họ sẽ không được phép chỉnh sửa cùng lúc với bạn.




- Sau khi chỉnh sửa file hopdong.docx xong, bạn nhấn Check In




- Bạn có thể để lại comments để người khác biết bạn đã chỉnh sửa. Sau đó nhấn OK




6. Làm việc với Offline Documents
- Mở trang “Thư viện văn bản”, bung mục Actions, chọn Connect to Outlook




- Log on vào mailbox user HOANG THUY TRAN, hộp thoại Connect this Sharepoint Document Library to Outlook, chọn Yes




- Sharepoint List sẽ được tự động tạo ra trong Outlook, và Document Library cũng sẽ được tự động download về Outlook.




By Nguyễn Mạnh Trọng
www.msopenlab.com